Tipps Planung einer Tagung

Nehmen Sie die Planung einer Tagung oder eines Events nicht auf die leichte Schulter. Besonders ab einer Gruppengröße ab ca. 50 Personen ist die Veranstaltung nicht nebenbei zu planen, sondern benötigt besondere Aufmerksamkeit und Zeit. Entscheiden Sie früh darüber, ob Sie alles in eine Hand geben wollen wie es bei beispielsweise bei ROTH Catering möglich ist oder ob Sie alles einzeln beauftragen möchten.

Beachten Sie folgende Schritte, für eine stressfreie Vorbereitung einer Tagung oder einer Firmenveranstaltung:

1. Basics festlegen

   - Entscheider an die Seite holen

   - Teilnehmerzahl klären

   - Thema und Zielsetzung der Tagung oder des Events festlegen

2. Budget definieren und bereits grob aufteilen:  

   - Tagungsraum, Konferenzraum bzw. Eventlocation

    - Catering

    - Dekoration und Floristik

    - Technik

    - Entertainment

    - Personal

    - evtl. Genehmigungen, Gema etc.

3. Dienstleister aufführen, auswählen und Kostenvoranschläge einholen:

     - Tagungsrraum oder Eventlocation:
        Parkmöglichkeiten, Ausstattung, Sperrstunden, Catering prüfen, Internet

     - Catering:
        Vegetarisch/ Vegane Angebote checken

     - Tagungstechnik im Konferenzraum: Rednerpult, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Moderatorenkoffer, Licht, Bühne

      - Dekoration:
        Tischdecken, Blumen, Ballons, Tischkärtchen, Menükarten

     - Personal: 
       Sicherheitspersonal, Auf- und Abbau, Service,

4. Tipps Entertainment

   - CO2-neutrale Tagung

   - Live Cooking

   - Live Band / DJ

   - Team Building Maßnahme

   - Fotobox

5. Gäste / Teilnehmer:

   - Einladungskarten

   - Teilnahmebestätigungen

   - Allergien, vegetarisch/vegane Wünsche berücksichtigen

   - Sitzordnung, Namensschilder etc.

6. Verantwortliche Person vor Ort definieren

   - Person reist ca. 2 Stunden vorher an

   - für Absprachen mit Dienstleistern

  -  mit Entscheidungsfähigkeiten bei evtl. Problemen

 

VIEL ERFOLG!

 

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